Cash Management: Wie gutes Liquiditätsmanagement funktioniert

Für jedes Unternehmen, egal ob KMU oder Großkonzern, ist es wichtig, den Zahlungsverkehr und die Zahlungsfähigkeit stets im Auge zu behalten. Große Unternehmen haben dafür meist eine eigene Treasury-Abteilung oder Cash Managerinnen und Manager. Doch warum ist das Cash Management so wichtig? Welche Aufgaben hat das Cash Management und welche Fehler sollten vermieden werden?

Wir erklären Ihnen ganz genau, wie Cash Management funktioniert und wie Sie es optimal in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Das Wichtigste in Kürze
  • Definition: Als Cash Management oder auch Liquiditätsmanagement wird die gesamte Steuerung der Liquidität eines Unternehmens bezeichnet. Das schließt neben der Überwachung der Zahlungsströme auch das Reduzieren von Kosten und das Investieren des Überschusses mit ein.
  • Ziel: Ziel des Cash Managements ist es, die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu jeder Zeit sicherzustellen. Finanzielle Engpässe müssen durch Rücklagen oder einen Kredit aufgefangen werden, ohne die Zahlungsfähigkeit zu beeinträchtigen.
  • Zentralisierung: Durch sogenanntes Cash Pooling wird die gesamte Liquidität auf einem Konto zentralisiert und von dort aus verteilt, z.B. an andere Konten. Das vereinfacht die Übersicht über den Zahlungsverkehr und minimiert die Kosten für Transaktionen und Kontoführungen, es ist jedoch auch mit Risiken verbunden.
  • Überschuss: Cash Managerinnen und Manager verwalten den Überschuss nicht nur auf einem Konto, sondern lassen diesen möglichst effizient für das Unternehmen arbeiten. Dafür wird ein Teil des Geldes, der nicht für Rücklagen benötigt wird, z.B. in Fonds oder ETFs investiert.

Was ist Cash Management?

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Das Cash Management, auch Liquiditätsmanagement genannt, umfasst die gesamte Steuerung der Liquidität eines Unternehmens. Dazu zählt die Finanzplanung, effizientes Kostenmanagement und das Investieren des Überschusses, um die Zahlungsfähigkeit sicherzustellen.

Das Cash Management konzentriert sich auf die Zahlungsströme der kommenden Tage und umfasst gleichzeitig die langfristige Liquiditätsplanung. Günstige Wechselkurse bei ausländischen Währungen oder attraktive Zinsangebote lassen sich kaum vorhersagen, daher ist eine kurzfristige Reaktion auf derartige Rahmenbedingungen besonders wichtig. Für jedes Geschäftsszenario, wie weniger Einnahmen, höhere Kosten etc. muss das Liquiditätsmanagement eine Lösung finden.

Was macht man im Cash Management?

Die zentrale Aufgabe des Cash Managements ist es, zu jeder Zeit die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Dies geschieht unter anderem durch die Optimierung des Zahlungsverkehrs und der Kosten, die Steuerung des Cashflows und das sinnvolle Verwalten des Überschusses durch Geldanlagen oder Rücklagen.

Nur die Zahlungsein- und -ausgänge auf den Konten zu überwachen, reicht für ein optimales Cash Management nicht aus. Der Zahlungsverkehr und das Cashflow Management wollen gezielt gesteuert und geplant werden. Cash Managerinnen und Manager oder die Geschäftsführung übernehmen dabei viele komplexe Aufgaben und eine immense Verantwortung. Welchen drei großen Herausforderungen Sie als Verantwortliche oder Verantwortlicher gegenüberstehen, zeigen wir Ihnen jetzt.

Liquiditätsplanung

Welche Kosten kommen in nächster Zeit  auf das Unternehmen zu? Mit welchen Einnahmen ist zu rechnen? Können die Kosten durch Einnahmen, Überschuss oder Rücklagen gedeckt werden, oder ist es sinnvoller, dafür einen Kredit aufzunehmen?

Mit diesen Fragen beschäftigen Sie sich bei der Liquiditätsplanung. Dabei steht die Analyse des Zahlungsverkehrs im Vordergrund, um einen Überblick über den gesamten Cashflow des Unternehmens zu bekommen. Dadurch sehen Sie sofort, ob aktuell ein Überschuss oder Verlust erzielt wird und können damit die Finanzplanung entsprechend anpassen.

Um stets den Überblick über den Zahlungsverkehr zu behalten, gibt es sogenannte Cash Management Systeme, die automatisch Einnahmen und Ausgaben sämtlicher Konten auflisten und gegeneinander aufrechnen. Auf die klassische Excel-Tabelle können Sie ebenfalls zurückgreifen, jedoch schleichen sich hier schnell Fehler in den Formeln oder simple Tippfehler ein. Der Klassiker ist somit nicht die optimale Lösung für ein gutes Liquiditätsmanagement.

Wichtig: Bedenken Sie, dass die Liquiditätsplanung immer ungenauer wird, je weiter sie in der Zukunft liegt. Nachfrage, Zinsen und Wechselkurse können jederzeit schwanken und die Liquidität verändern. Deswegen ist der Planungshorizont im Cash Management hauptsächlich kurzfristig.

Kostenmanagement

Wie können die Kosten im Unternehmen gesenkt werden? An welchen Stellen ist es möglich, Betriebskosten zu sparen? Kann ich durch eine Investition langfristig Geld sparen?

Mit der Analyse in der Liquiditätsplanung lassen sich die Betriebskosten schnell identifizieren. Die Standard-Kosten Wasser, Strom und Heizung können durch einfache Lösungen wie stromsparende Geräte, elektrische Thermostate oder einen Anbieterwechsel gesenkt werden. Doch das sind nicht die einzigen Sparmöglichkeiten. Der tägliche Zahlungsverkehr kann ebenfalls hohe Kosten verursachen. Hat ein Unternehmen mehrere Konten, über die Zahlungen abgewickelt werden, entstehen entsprechende Gebühren. Hier sollten Sie sich die Frage stellen, ob wirklich alle Konten notwendig sind. Vielleicht ist sogar eine Zentralisierung der Liquidität (Cash Pooling) sinnvoll. Dabei wird das gesamte Vermögen auf einem Konto gesammelt und von dort aus verteilt. So lassen sich Konten mit Dispo ausgleichen und Negativzinsen vermeiden. Cash Pooling bringt jedoch auch Risiken mit sich, z.B. im Falle einer Insolvenz. Geht die Muttergesellschaft insolvent, so zählt der Cash Pool zur Insolvenzmasse. Auszahlungen an die übrigen Tochtergesellschaften sind dann nicht mehr möglich.

Wer langfristig Kosten senken möchte, sollte nicht an den falschen Ecken sparen. Wenn Sie zum Beispiel in eine neue Maschine investieren, verursacht das zunächst Kosten. Steigert diese jedoch die Effizienz der Prozesse, indem weniger Ressourcen verbraucht werden, und erhöht sie zudem die Produktivität, erzielt das Unternehmen einen höheren Cashflow. Auf lange Sicht profitiert das Unternehmen somit durch kluges Cash Management, da es Zeit und Ressourcen spart. 

Liquiditätssicherung

Ist das Unternehmen auf vorhersehbare Cashflow-Schwankungen vorbereitet? Kann es auch plötzliche Einbrüche bei den Einnahmen oder nicht eingeplante Kosten ausgleichen? Was passiert mit den CashÜberschüssen?

Die Liquiditätssicherung ist die wichtigste Aufgabe des Cash Managements. Diesem Ziel dienen alle Maßnahmen – so auch die Liquiditätsplanung und das Kostenmanagement. Anhand der Ergebnisse und Kennzahlen der vorangegangenen Aufgaben werden dann die Entscheidungen getroffen.

1. Ausgaben richtig finanzieren
Wenn plötzlich hohe Kosten auf das Unternehmen zukommen, die vorher nicht eingeplant waren, können diese über mehrere Wege aufgebracht werden. Die Rücklagen auf dem Konto anzufassen ist einer davon. Reichen die Rücklagen nicht aus, sind ein Kredit bei der Bank, Leasing oder eine Finanzierung durch Investorinnen oder Investoren weitere Möglichkeiten. Bevor die Entscheidung für einen Bankkredit fällt, sollten sich Cash Managerinnen bzw. Manager rechtzeitig vergewissern, ob das Unternehmen einen Kredit bekommt. Genau wie bei Privatpersonen sind Kredite für Unternehmen ebenfalls an Bedingungen geknüpft. Es kann demnach sinnvoll sein nachzuschauen, ob für das Geschäftskonto ein Kontokorrentkredit verfügbar ist. Diese Variante ist zwar teuerer als ein normaler Kredit, dafür jedoch weniger kompliziert.
Es kann sich andererseits lohnen, trotz genügend liquider Mittel Geld bei der Bank zu leihen. Sind die Konditionen gerade sehr günstig und der Kredit wird gewährt, kann der Überschuss an anderer Stelle eine höhere Rendite erzielen als die Bank Zinsen für den Kredit verlangt.

2. Überschuss anlegen
Den Überschuss richtig zu verwalten ist eine komplexe Aufgabe im Cash Management. Ein Teil des Geldes sollte stets zur Verfügung stehen, sei es für den laufenden Zahlungsverkehr oder für unvorhersehbare Ereignisse. Es sollte allerdings nicht einfach auf dem Girokonto des Unternehmens liegen, denn dort bekommen Sie keine Zinsen. Auf einem Tagesgeldkonto ist das Geld besser angelegt, da Sie so Negativzinsen vermeiden können und das Geld jederzeit verfügbar ist. Es bietet sich daher optimal für kurzfristige Rücklagen an. Mit WeltSparen profitieren Sie zudem von internationalen Zinsangeboten, die deutlich über denen deutscher Banken liegen. Die Sicherheit der Einlagen bei unseren ausländischen Partnerbanken ist dabei genauso hoch.
Für langfristige Rücklagen kann Festgeld eine geeignete Anlage sein, da das Geld über einen bestimmten Zeitraum zu einem festen Zinssatz fest angelegt wird. Sie wissen also ganz genau, wie viel Zinsen über die Laufzeit hinweg erwirtschaftet werden. Das gibt Ihnen mehr Planungssicherheit. Auch hier bietet Ihnen WeltSparen die Möglichkeit, Ihr Geld im Ausland zu besseren Konditionen als in Deutschland anzulegen.

3. Überschuss gewinnbringend investieren
Um die Chance auf höhere Renditen zu nutzen, kann der Überschuss in Aktien, Anleihen, Fonds, Rohstoffe oder Derivate investiert werden. Welches Risiko bei den Geldanlagen eingegangen werden soll, entscheidet die Treasury-Abteilung, die Cash Managerin oder der Cash Manager bzw. die Geschäftsleitung. Um die für das Unternehmen beste Anlageform zu wählen, sollten Sie den Markt stets im Auge behalten. Eine Mischung aus verschiedenen Geldanlagen bietet sich in jedem Fall an. Dabei kann ein Teil der Finanzen in risikoärmere und ein anderer in risikoreichere Anlagen investiert werden.

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Was sind die Vorteile von Cash Management?

Mit einem guten Cash Management behalten Sie immer den Überblick über die aktuelle Liquidität und jegliche finanziellen Prozesse. Durch die genaue Beobachtung des Zahlungsverkehrs können Sie schnell Konten mit wenig Bewegung ausfindig machen und diese auflösen. Das spart Kontoführungs-, Transaktions- und Verwaltungsgebühren. Mit Cash Pooling schaffen Sie zudem mehr Transparenz. Nebenkonten, zum Beispiel von verschiedenen Standorten, können dann vom Hauptkonto aus mit den nötigen Geldern versorgt werden.

Bei der Beschaffung von Krediten kann Cash Pooling ebenfalls ein Vorteil sein, denn die Banken schauen vor der Kreditvergabe auf den Cashflow eines Unternehmens.

Sobald geschäftliche Aktivitäten außerhalb der Eurozone  hinzukommen, planen Cash Managerinnen und Manager zudem die Schwankungen der Wechselkurse anhand von Erfahrungswerten und Prognosen mit ein. Das Risiko der Währungsschwankungen kann unter anderem durch Devisentermingeschäfte eingedämmt werden.

Mit dem optimalen Cashflow Management können Sie also das Risiko einer Insolvenz reduzieren. Sobald es Anzeichen gibt, dass das Unternehmen in die roten Zahlen rutschen könnte, steuern Sie mit entsprechenden Maßnahmen gegen und halten die Zahlungsfähigkeit aufrecht.

Welche Fehler sollten Cash Managerinnen und Manager unbedingt vermeiden?

Die Komplexität des Cash Managements bietet viel Raum für Fehler. Diese können zwar meist mit einigen Maßnahmen wieder ausgebügelt werden, jedoch kostet das Zeit, Nerven und vor allem Geld. Es kann immer etwas schiefgehen, davor ist niemand gefeit, aber diesen typischen Fehlern können Sie von vornherein aus dem Weg gehen:

  1. Nur ein oder zwei Situationen kalkulieren
    Unternehmen können in viele Situationen geraten, z.B. weniger Einnahmen, unvorhersehbare Kosten, starke Schwankungen der Währungen, Wegfall eines Lieferanten etc. Daher ist es sinnvoll, auf so viele Szenarien wie möglich vorbereitet zu sein, um schnell Lösungen finden, Maßnahmen einleiten und die Liquidität weiterhin sichern zu können.
  2. Situationen zu spät erkennen
    Die ersten Anzeichen eines finanziellen Engpasses treten auf, doch es sieht „noch nicht so schlimm aus“. Eine Reaktion auf diese Veränderung bleibt aus. Hier liegt der Fehler. Je länger Sie mit Ihren Maßnahmen warten, desto weniger Zeit haben Sie, das Defizit auszugleichen. Wer frühzeitig handelt und die Liquiditätsplanung entsprechend überarbeitet, sichert das Unternehmen ab.
  3. Überschuss nicht für sich arbeiten lassen
    Einen Teil Ihres Überschusses sollten Sie auf einem Tagesgeldkonto anlegen, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Das restliche Geld können Sie sinnvoll anlegen, z.B. in Aktien oder Geldmarktfonds, um die Chance auf höhere Renditen zu nutzen. Dabei sollten Sie darauf achten, nicht alle Finanzen auf eine Karte zu setzen. Mit der richtigen Asset Allocation können Sie Ihr Verlustrisiko minimieren und dennoch von hohen Renditen profitieren.

So können Sie Ihr Cash Management optimieren

Damit die Treasury-Abteilung bzw die Cash Managerinnen und Manager ihre Aufgaben optimal erledigen können und ein gutes Liquiditätsmanagement gewährleistet ist, sollte eine geeignete Software und vor allem nur eine einzige genutzt werden. Mehrere verschiedene Cash Management Systeme machen es fast unmöglich, den Überblick zu behalten. Bei einer kleinen Unternehmensgröße wird für das Cashflow Management gerne die klassische Excel-Tabelle verwendet. Hier können sich jedoch schnell Tipp- oder Formelfehler einschleichen. Mit einem guten Cash Management System als Basis ist der erste Schritt in Richtung „erfolgreiches Cash Management“ getan.

Erstellen Sie als Verantwortliche oder Verantwortlicher eine umfangreiche Liquiditätsplanung, die für verschiedene Geschäftsszenarien Lösungen bietet. So können Sie schnell reagieren, falls sich erste Anzeichen für einen finanziellen Engpass ankündigen. Steuern Sie den Zahlungsverkehr aktiv und identifizieren Sie überflüssige Kostenpunkte, wie zum Beispiel wenig genutzte Konten. Verwahren Sie den Überschuss nicht einfach auf einem Geschäftskonto, sondern teilen Sie ihn auf verschiedene Geldanlagen auf. Das Tagesgeldkonto eignet sich sehr gut für kurzfristige Rücklagen, das Festgeldkonto für langfristige.

Verlieren Sie nie den Überblick, optimieren Sie Ihre Prozesse und sichern Sie zu jeder Zeit die Liquidität Ihres Unternehmens!